「5W1H」という言葉を聞いたことがあると思います。

5つの「W」と1つの「H』、
When（いつ）
Where（どこで）
Who（だれが）
What（なにを）
Why（なぜ）
How（どのように）を指し示す言葉です。

一番重要なことを先頭にもってくるニュース記事を書くときの慣行であり、ビジネスの基本と言われていますね。

エスパがお客様から仕事の依頼を受ける際、例えば「テント・机・イスを貸してください」と連絡を受けたら以下の項目「7W2H」を明確にする必要があります。

3 When（いつ）日時
1. 引取・納品・設営日時
2. 本番日時
3. 返却・回収・撤去日時
Where（どこで）エスパ本社・伊勢営業所・指定場所
Who（だれが）お客様名
What（なにを）商品・サービス内容
How many（どのくらいの数で）商品の数量
Why（なぜ）イベント名・件名等
How（どのように）お客様の引取・返却、エスパが納品・設営・撤去・回収

上記内容が具体的に分かってようやく仕事の準備や見積がほぼ間違いなくできるようになります。
1 When　設営日：令和元年10月25日（金）13時
2 When　本番日：令和元年10月26日（土）10時〜10月27日（日）17時
3 When　撤去日：令和元年10月28日（月）10時
Where　場所：メッセウイングみえ・駐車場
Who　お客様：株式会社〇〇
What　商品：テント、会議机、パイプイス
How many　数量：テント5張、会議机10卓、パイプイス20脚
Why　件名：第〇回〇〇まつり
How　どのように：エスパのスタッフが運搬、設営、撤去全てを行う

今後、何かご依頼をしていただく際は、ぜひ上記項目を明確にしていただけると幸いです。
自分自身も取引先へ外注作業を依頼するときなどは、分かる範囲で上記項目を連絡するように心がけていますよ。