例年5〜6月にかけては、会社や団体の総会が多く開催されるシーズン。

なぜこの時期かというと、単純に3月決算が多いから。
決算日の基準日を設定する慣例により、基準日の有効期限が3ヶ月以内と定められている。
仮に3月決算の場合は、6月後半までに定時総会を開催する必要があるのが理由です。

そして、総会関連でエスパがお手伝いする仕事としては、主に看板製作や会場設営があります。

看板の製作並びに設置・撤去では、
・タイトル看板（第○○回　団体名　総会）
・式次第（開催される各項目の流れ）
・席札（役職名や名前などの表示）
・講演札（講演会で話される演題と講師名）
・立看板や案内看板。

会場設営では、
・演台
・司会者台
・つぼ生け生花や松盆栽
・花台（つぼ生け生花や松盆栽などを置く台）
・役員席（白布をかけ、役職を示す席札を付けた机とイス）や受付
・参加者用のイス。

一般的な総会の流れとしては、まず代表者の挨拶に始まり来賓祝辞など。
それらの後は、本題となる議事でおおよそ下記項目の決議。
・本年度の事業報告案や収支決算案の承認
・次年度の事業計画案と予算案に関する承認
・役員選任
その後は、講師を招いての記念講演がおこなわれることも多いですし、総会後に懇親会の開催などがあるところも。

残念ながら今年はコロナ禍の影響で総会自体が中止になったり、定款によって総会中止が認められていない場合は規模を大幅に縮小して開催したりと様々。

開催するにせよ、感染防止対策として最小限の参加者とし、座席も前後左右の間隔を広く取る。
来賓祝辞や講演会、懇親会などを割愛されるケースがほとんど。
来年はまた通常通りの流れで開催されるよう願っています。